Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: september 2026

Willem is een initiatief van Stichting Nazorg (long)kanker en helpt mensen met mesothelioom of longkanker, en hun naasten, met betrouwbare informatie en antwoorden op hun vragen. Voor Willem werkt, verwerken we een aantal persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u in gewone taal welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Stichting Nazorg Longkanker Samen Sterk is de “verwerkingsverantwoordelijke”. Dat betekent dat de Stichting bepaalt waarom en hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt, en daarop aanspreekbaar is.

Stichting Nazorg Longkanker Samen Sterk
TT Vasumweg 44, 1033 SB Amsterdam
support@flowmatic.ai
KvK-nummer: 92361080

Voor de bouw en het beheer van Willem werkt de Stichting samen met Flowmatic B.V., die als “verwerker” optreedt: Flowmatic verwerkt gegevens namens de Stichting en mag deze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Flowmatic B.V. is bereikbaar via info@flowmatic.ai.

2. Welke gegevens verwerken we?

Toegangscode. Willem is alleen toegankelijk met een persoonlijke toegangscode. Deze code wordt versleuteld (gehasht) opgeslagen en is niet leesbaar terug te vinden, ook niet door de mensen die Willem beheren. Raakt u uw code kwijt, dan wordt er een nieuwe voor u gemaakt.
E-mailadres en naam. De partij die uw toegang aanmaakt (de Stichting of uw behandelaar) vult uw e-mailadres in, zodat we u later kunnen bereiken, bijvoorbeeld over een vraag die u met een specialist heeft gedeeld. Uw naam erbij vermelden is optioneel. Bij die toegang wordt ook bijgehouden wanneer uw code voor het laatst is gebruikt, zodat de Stichting weet wie er toegang heeft. Deze administratie staat los van uw gesprekken: die worden niet bewaard, dus er is niets om aan uw naam te koppelen.
De vragen die u aan Willem stelt. Deze worden gebruikt om direct een antwoord voor u te maken, maar worden nergens opgeslagen. Er bestaat geen plek waar ze bewaard worden. Zodra u een antwoord heeft gekregen, bestaat het gesprek alleen nog in uw eigen browser, en het verdwijnt zodra u het venster sluit. Ook de Stichting kan uw gesprekken dus niet teruglezen.
Wat u zelf in een vraag deelt. Geef in uw vragen geen persoonsgegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum of BSN. Willem heeft die niet nodig om u te helpen. Voor de zekerheid maken we e-mailadressen, telefoonnummers en burgerservicenummers in uw vraag automatisch onherkenbaar vóórdat de vraag wordt verwerkt. Die controle werkt goed, maar niet feilloos; laat deze gegevens daarom liever helemaal weg.
Gegevens bij het delen van een vraag met een specialist (escalatie). Kan Willem uw vraag niet goed genoeg beantwoorden, dan kunt u ervoor kiezen deze door te laten sturen naar een specialist. U vult daarvoor zelf uw e-mailadres in. De specialist ontvangt uw vraag én dat e-mailadres, zodat hij of zij u persoonlijk kan antwoorden; dat is de enige manier waarop u een reactie kunt krijgen. Uw inlogcode en technische gegevens gaan niet mee. Kiest u niet voor doorsturen, dan verlaat uw vraag Willem niet.
Technische gegevens. Zoals bij elke website worden automatisch technische gegevens vastgelegd: uw IP-adres, het tijdstip, welke pagina u opvraagt en eventuele foutmeldingen. Die zijn nodig om storingen op te lossen en misbruik tegen te gaan. Wat u aan Willem vraagt staat daar niet in: Willem is er met opzet zo op gebouwd dat de inhoud van vragen nooit in deze bestanden terechtkomt.
Een telling van het gebruik. We tellen hoeveel vragen er in totaal worden gesteld, zodat de Stichting weet hoe druk Willem het heeft en wat dat kost. Bij die telling gaat geen inhoud mee, geen inlogcode en geen IP-adres.
Cookies en vergelijkbare technieken. Zie hoofdstuk 9 hieronder.

Willem heeft geen toegang tot uw medisch dossier en wisselt geen gegevens uit met uw ziekenhuis of behandelaar.

3. Waarom gebruiken we deze gegevens? (doel en grondslag)

We gebruiken uw gegevens alleen voor de volgende doelen:

Toegang tot Willem geven en beheren. Grondslag: gerechtvaardigd belang van de Stichting bij het veilig en gecontroleerd aanbieden van Willem aan haar doelgroep.
Uw vraag beantwoorden via de AI-assistent. Grondslag: gerechtvaardigd belang van de Stichting bij het bieden van nazorg-ondersteuning aan patiënten en naasten.
Een vraag doorsturen naar een specialist, als u dat zelf aanvraagt. Grondslag: uw toestemming. U geeft daarvoor zelf, actief, uw e-mailadres op.
Willem veilig en betrouwbaar laten werken (technische gegevens en het tegengaan van misbruik). Grondslag: gerechtvaardigd belang van de Stichting bij een werkende en veilige dienst.
Uw cookievoorkeur onthouden en (met toestemming) de site verbeteren. Grondslag: noodzakelijk voor de werking van de site, respectievelijk uw toestemming.

Een vraag die aan een specialist is voorgelegd, kan aanleiding zijn om de kennisbank van Willem aan te vullen, zodat Willem vergelijkbare vragen in het vervolg zelf kan beantwoorden. Dat gebeurt niet automatisch: een redacteur van de Stichting voegt die informatie handmatig en in algemene vorm toe, zonder gegevens die naar u herleidbaar zijn.

We gebruiken uw gegevens nooit om reclame te tonen, en nooit om taalmodellen (AI) te trainen.

4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Vragen aan Willem: worden niet opgeslagen. Er is geen bewaartermijn, omdat er niets bewaard wordt. Het gesprek verdwijnt uit uw browser zodra u het venster sluit.
Naam en e-mailadres bij uw toegangscode: zolang uw toegang actief is. Trekt de Stichting uw toegang in, of vraagt u zelf om verwijdering, dan verwijderen we deze gegevens.
Gegevens bij het delen van een vraag met een specialist: Willem bewaart hier niets van; de vraag en uw e-mailadres staan alleen in de e-mail aan de specialist. Die e-mail wordt uiterlijk 30 dagen nadat uw vraag is afgehandeld verwijderd.
Technische gegevens en logbestanden: 30 dagen, waarna ze automatisch worden gewist.

5. Delen we gegevens met anderen?

We delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is om Willem te laten werken:

Flowmatic B.V.: bouwt en beheert Willem namens de Stichting, en verzorgt de technische bewaking en de gebruikstelling.
Google Cloud: levert de servers en de opslag, in Nederland.
Mistral AI: levert het taalmodel (AI) achter Willem, gehost binnen de Europese Unie. Uw vragen worden niet gebruikt om dit model te trainen.
Lettermint: verzorgt het versturen van e-mail, zoals het doorsturen van een vraag naar een specialist. Een Europese dienst die op eigen infrastructuur draait, uitsluitend binnen de EU, AVG-conform en ISO 27001-gecertificeerd.
Een specialist: alleen als u zelf kiest om een vraag door te laten sturen (escalatie).

We verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor marketingdoeleinden van andere partijen. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, hebben we afspraken gemaakt over zorgvuldig gebruik, privacy en beveiliging. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor hun eigen taak.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

Een gesloten omgeving die alleen toegankelijk is met een persoonlijke code.
Versleutelde verbindingen (https) tussen uw browser en onze servers.
Toegangscodes en wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, alleen gehasht.
Verwerking en opslag van gegevens binnen de Europese Unie.
Toegang tot de beheeromgeving is beperkt tot een klein aantal mensen bij de Stichting en bij Flowmatic B.V. Uw gesprekken kunnen zij daar niet inzien, omdat die niet bewaard worden.
Een ISO 27001:2022-gecertificeerd beveiligingsbeleid, met versleuteling van opgeslagen gegevens en verplichte tweestapsverificatie (2FA) voor medewerkers.

7. Wat Willem wel en niet doet

Willem geeft betrouwbare uitleg bij niet-acute vragen na uw diagnose, uitsluitend op basis van informatie die door medisch specialisten is goedgekeurd. Willem verzint niets: weet hij het antwoord niet zeker, dan zegt hij dat eerlijk en biedt hij aan uw vraag voor te leggen aan een specialist.

Willem stelt geen diagnoses, geeft geen behandeladvies en vervangt geen consult met uw arts of verpleegkundige. Bij twijfel of bij verergering van klachten belt u uw arts of apotheker. In noodgevallen belt u 112.

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage: u mag opvragen welke gegevens we van u hebben.
Correctie: u mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Verwijdering: u mag vragen om uw gegevens te laten verwijderen.
Bezwaar: u mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens.
Intrekken van toestemming: heeft u ergens toestemming voor gegeven (bijvoorbeeld bij een escalatie of bij cookies), dan mag u die op elk moment weer intrekken. Dit heeft geen invloed op verwerking die al heeft plaatsgevonden.
Overdraagbaarheid: in bepaalde gevallen mag u vragen om uw gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen.

Voor uw gesprekken met Willem spelen deze rechten nauwelijks een rol: die worden niet bewaard, dus er valt niets in te zien, te corrigeren of te wissen. Wat wel bestaat, is de administratie rond uw toegangscode. Wilt u weten wat daar over u is vastgelegd, of wilt u dat het wordt verwijderd of dat uw code wordt ingetrokken? Neem dan contact op met de partij die uw code heeft uitgegeven, of met de Stichting via support@flowmatic.ai. We reageren binnen de wettelijke termijn (in principe binnen één maand).

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Willem gebruikt cookies en vergelijkbare technieken (zoals lokale opslag in uw browser) om de site te laten werken en om, met uw toestemming, de site te kunnen verbeteren.

Noodzakelijke cookies zorgen dat Willem werkt: bijvoorbeeld dat u ingelogd blijft, en dat we onthouden welke cookiekeuze u heeft gemaakt. Deze cookies staan altijd aan; daarvoor is geen toestemming nodig omdat de site er niet zonder kan werken.
Niet-noodzakelijke cookies (bijvoorbeeld voor statistieken) worden alleen geplaatst als u daarvoor kiest via de cookiemelding. Op dit moment gebruikt Willem geen analytische of marketingcookies; mocht dat in de toekomst veranderen, dan vragen we u eerst opnieuw om toestemming.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen met de knop hieronder, of door cookies te verwijderen via uw browserinstellingen. Uw sessie eindigt zodra u op Uitloggen klikt; op een gedeelde computer is dat de veiligste manier om af te sluiten.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Willem nieuwe functies krijgt. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we u waar mogelijk actief.

11. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, of over hoe we met uw gegevens omgaan? Neem dan contact op met Stichting Nazorg Longkanker Samen Sterk via support@flowmatic.ai.

Bent u niet tevreden over hoe we uw klacht hebben afgehandeld? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de AVG. Dit kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon +31 70 888 85 00).